Aufgaben
- Kontinuierliche Unterstützung der Projektleitungen Backoffice und Frontoffice bei regelmäßig anfallenden Aufgaben
- Unterstützung der Projektleitung bei Terminplanung und -koordination
- Pflege und Aktualisierung des Projektplans sowie Abstimmung von Meilensteinen mit beteiligten Teams und Querschnitten
- Organisation und Einladung zu Regelterminen, Workshops und Ad-hoc-Meetings
- Erstellung und Versand von Tagesordnungen, Protokollen und Aktionslisten sowie Nachverfolgung von Beschlüssen und To-Dos
- Pflege zentraler Projektdokumentationen und Ablagen (SharePoint, Teams, Jira, Confluence, Excel)
- Qualitätssicherung von Projektunterlagen (Versionierung, Format, Vollständigkeit)
- Bereitstellung relevanter Informationen für interne und externe Stakeholder
- Unterstützung bei der Erstellung von Statusberichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
- Sicherstellung eines einheitlichen Kommunikationsflusses zwischen allen Beteiligten
Profil
- Erfahrung im PMO oder in der Projektassistenz, idealerweise im Energiesektor
- Organisationstalent mit strukturierter und proaktiver Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit Projektmanagement-Tools (SharePoint, Teams, Jira, Confluence, Excel)
- Kommunikationsstärke und Fähigkeit, mit verschiedenen Hierarchieebenen und Stakeholdern zusammenzuarbeiten
- Belastbarkeit in komplexen, termingetriebenen Roll-out-Phasen
Benefits
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
- Angenehmes Arbeitsklima
- Hays ermöglicht den Einstieg bei innovativen Unternehmen
